| Fast alle Arbeitnehmer wünschen sich mehr „Netto vom Brutto“. Und da der Staat zahlreiche begünstigte Gehaltsbestandteile anbietet, können die Lohnsteuern und Sozialabgaben optimiert werden. Die Sonderausgabe zeigt interessante Vergütungsbestandteile und was bei deren Implementierung beachtet werden sollte. |
1. Das heißt „abgabenbegünstigt“
Gewähren Arbeitgeber eine reguläre Gehaltserhöhung, bleibt bei dem Mitarbeiter netto oft nicht viel übrig.
Beispiel |
Ein Arbeitgeber möchte einen engagierten Arbeitnehmer (ledig, kinderlos, Konfession: römisch-katholisch) „belohnen“, weshalb sein Gehalt von 2.000 auf 2.200 EUR monatlich erhöht wird. Das sind also 2.400 EUR jährlich mehr Lohn. Hierauf fallen für den Arbeitgeber jährlich rund 528 EUR Lohnnebenkosten an (ca. 22 %; insbesondere Arbeitgeberanteile zu den Versicherungen), d. h., die Gehaltserhöhung kostet den Arbeitgeber im Jahr 2.928 EUR.
Dem Mitarbeiter bleiben nach Steuern (512 EUR höhere jährliche Steuerbelastung) und Sozialabgaben (517 EUR höhere jährliche Abgabenlast) jährlich lediglich rund 1.371 EUR (2.400 EUR abzüglich 512 EUR und 517 EUR) von der Gehaltserhöhung übrig. |
Demgegenüber sind abgabenbegünstigte Vergütungsbestandteile teilweise oder sogar vollständig von Abgaben und Steuern befreit. Die Vorteile:
Beispiel (Fortsetzung) |
Bei einer abgabenbegünstigten Gestaltung der Gehaltserhöhung hätte der Arbeitnehmer im Vergleich zu einer „normalen“ Gehaltserhöhung von 2.400 EUR im Jahr somit 1.029 EUR mehr im Portemonnaie. |
Alle Gestaltungen haben einen kleinen Nachteil: Für die abgabenbegünstigten Gehaltsbestandteile werden für den Mitarbeiter keine Beiträge in die gesetzliche Rentenversicherung gezahlt. Hierfür gibt es später also keine Rente.
Andererseits stehen dem erworbenen Rentenanspruch bei einer normalen Gehaltserhöhung zugleich höhere Zahlungen an die Krankenkasse gegenüber, sofern die Beitragsbemessungsgrenze noch nicht erreicht ist. Würden Arbeitnehmer wegen der Rentenansprüche auf die Gestaltung verzichten, wäre die Rente daher teuer erkauft.
PRAXISTIPP | Möchten Mitarbeiter etwas für ihre Altersvorsorge tun, bieten sich eher eine private oder eine wiederum steuerbegünstigte betriebliche Altersvorsorge an. |
Im Einkommensteuergesetz (EStG) gibt es zahlreiche begünstigte Gehaltsextras. Nachfolgend sind interessante Zusatzleistungen exemplarisch aufgeführt:
2. Aufmerksamkeiten
Sachzuwendungen können Arbeitnehmer oder deren Angehörige aus besonderem personenbezogenen Anlass (z. B. Geburtstag) bis zu einem Höchstbetrag von 60 EUR je Anlass steuer- und beitragsfrei erhalten.
Beachten Sie | übersteigt der Wert der Sachzuwendung die Freigrenze von 60 EUR, ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.
3. Beihilfen
Arbeitgeber können Arbeitnehmern insbesondere folgende Unterstützungsleistungen zukommen lassen:
Private Arbeitgeber können Arbeitnehmer mit bis zu 600 EUR p. a. steuer- und abgabenfrei unterstützen, wenn die Unterstützungen dem Anlass nach gerechtfertigt sind (z. B. in Krankheits- und Unglücksfällen). Bei besonderen Notfällen sind höhere Beträge möglich.
Beachten Sie | Betriebe mit mehr als vier Arbeitnehmern müssen bestimmte Voraussetzungen für die Steuerfreiheit beachten, die in R 3.11 Abs. 2 der Lohnsteuerrichtlinien (LStR) aufgeführt sind.
Fallen Erholungsbeihilfen nicht unter diese Steuerbefreiung, können Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % übernehmen (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 EStG). Sozialabgaben entstehen nicht. Begünstigt sind die Beihilfen bis zu (jährlich) 156 EUR für den Arbeitnehmer selbst, 104 EUR für den Ehegatten und 52 EUR für jedes Kind.
Das Geld muss zu Erholungszwecken verwendet werden. Davon ist auszugehen, wenn es im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub gezahlt wird (Auszahlung bis zu drei Monaten vor oder nach dem Urlaub). Um etwaigen „Problemen“ bei einer Außenprüfung vorzubeugen, sollten Arbeitgeber eine schriftliche Bestätigung des Arbeitnehmers zum Lohnkonto nehmen.
4. Dienstfahrräder
Der geldwerte Vorteil aus der überlassung eines betrieblichen Fahrrads ist nach § 3 Nr. 37 EStG steuerfrei. Voraussetzung ist, dass der Vorteil zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt wird. Im Gegensatz zur Steuerbefreiung bei Jobtickets (vgl. unter 10.) erfolgt hier keine Anrechnung auf die Entfernungspauschale.
Beachten Sie | Die Steuerbefreiung gilt sowohl für Elektrofahrräder als auch für Fahrräder. Ist ein Elektrofahrrad jedoch verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen z. B. gelten Elektrofahrräder, deren Motor auch Geschwindigkeiten über 25 Kilometer pro Stunde unterstützt, als Kraftfahrzeuge sind für die Bewertung dieses geldwerten Vorteils die Regelungen der Dienstwagenbesteuerung anzuwenden.
5. Essenszuschüsse/ Restaurantschecks
Bezuschussen Arbeitgeber die arbeitstägliche Verpflegung ihrer Arbeitnehmer z. B. durch Essensgutscheine, die in Lokalen oder Gaststätten eingelöst werden können, ist als geldwerter Vorteil unter gewissen Voraussetzungen nur der amtliche Sachbezugswert (Werte für 2025: Frühstück = 2,30 EUR, Mittag- und Abendessen jeweils 4,40 EUR) anzusetzen. Eine etwaige Zuzahlung des Arbeitnehmers ist hiervon abzuziehen.
Die Voraussetzungen sind in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (18.1.2019, Az. IV C 5 – S 2334/08/10006-01) und der R 8.1 Abs. 7 LStR aufgeführt. Zu nennen sind vor allem:
MERKE | Die Einhaltung der Voraussetzungen für den Ansatz einer Mahlzeit mit dem amtlichen Sachbezugswert muss der Arbeitgeber im Einzelnen nachweisen bzw. dokumentieren. |
6. Fahrtkostenzuschüsse
Nutzen Arbeitnehmer für den Weg zwischen ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte ihren privaten Pkw, gewähren Arbeitgeber oft einen Zuschuss, der grundsätzlich zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt. In Höhe der Entfernungspauschale können Arbeitgeber indes eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 15 % vornehmen, die zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung führt (§ 40 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 Buchst. b) EStG).
7. Firmenwagen
Die Überlassung eines Firmenwagens zur privaten Nutzung ist zwar nicht steuerbegünstigt, bietet dem Arbeitnehmer aber wirtschaftliche Vorteile, wenn der Arbeitgeber die Kosten trägt. Für den Arbeitgeber sind die Kosten Betriebsausgaben, auch soweit der Arbeitnehmer den Firmenwagen privat nutzt. Er kann allerdings auch an den Kosten beteiligt werden, was den geldwerten Vorteil reduziert. Für die steuerliche Behandlung gibt es zwei Möglichkeiten:
Pauschalierung: Für den geldwerten Vorteil aus der Privatnutzung ist monatlich 1 % des Bruttolistenneupreises zu versteuern. Hinzu kommen 0,03 % pro Monat und Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Statt der monatlichen 0,03 % ist die Bewertung jeder einzelnen Fahrt mit 0,002 % pro Entfernungskilometer möglich, wenn der Arbeitnehmer monatlich schriftlich erklärt, an welchen Tagen (mit Datumsangabe) er mit dem Pkw von der Wohnung zur Arbeit gefahren ist (BMF-Schreiben vom 3.3.2022, Az. IV C 5 – S 2334/21/10004 :001). Dies ist jedoch nur dann sinnvoll, wenn es weniger als 180 Tage im Jahr sind.
MERKE | Der Arbeitgeber ist zur Einzelbewertung verpflichtet, wenn der Arbeitnehmer dies verlangt und sich aus der arbeitsvertraglichen oder einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage nichts anderes ergibt.
Erfolgt die Einzelbewertung nicht im Lohnsteuerabzugsverfahren, kann die Korrektur des Arbeitslohns durch den Arbeitnehmer über seine Steuererklärung erfolgen. |
Fahrtenbuch: Führt der Arbeitnehmer ganzjährig ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, können die Privatfahrten und die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit den anteiligen Fahrzeugkosten angesetzt werden. Diese Methode lohnt sich vor allem bei geringer Privatnutzung und/oder einem hohen Bruttolistenpreis.
Beachten Sie | Wird ein reines Elektrofahrzeug überlassen und übersteigt der Bruttolistenneupreis eine Grenze (je nach erstmaliger Fahrzeugüberlassung) von 60.000 EUR oder 70.000 EUR nicht, ist der Bruttolistenneupreis nur zu einem Viertel anzusetzen. Das schmälert erheblich die Besteuerung und die Sozialabgaben. Wird die Grenze überschritten, lässt sich der Bruttolistenneupreis immerhin halbieren. Die Halbierung gilt auch für viele Hybrid-Elektrofahrzeuge.
8. Gesundheitsleistungen
In § 3 Nr. 34 EStG werden bestimmte zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Gesundheitsförderungsmaßnahmen steuerfrei gestellt, soweit sie 600 EUR im Kalenderjahr (= Freibetrag) nicht übersteigen. Hierdurch soll der allgemeine Gesundheitszustand verbessert und die betriebliche Gesundheitsförderung gestärkt werden.
9. Gutscheine (50 EUR-Freigrenze für Sachbezüge)
Kostenlose oder verbilligte Sachbezüge können bis zu einer monatlichen Freigrenze von 50 EUR (brutto) insgesamt für alle Vorteile steuer- und abgabenfrei erbracht werden. Unter Sachbezüge fallen z. B. Warengutscheine (also auch Tankgutscheine, wenn diese die Voraussetzungen des § 8 Abs. 1 S. 3 EStG erfüllen).
Beachten Sie | übersteigt der Wert die Freigrenze von 50 EUR, ist die Zuwendung in vollem Umfang steuer- und beitragspflichtig.
Beispiel |
Ein Arbeitnehmer erhält im Januar 2025 Sachbezüge in Höhe von 20 EUR. Im Februar beträgt der Wert der zugeflossenen Sachbezüge 60 EUR.
Im Januar bleiben die Sachbezüge steuer- und beitragsfrei, da die Freigrenze von 50 EUR nicht überschritten wurde. Demgegenüber sind die Sachbezüge im Februar steuer- und beitragspflichtig. Denn sie übersteigen die Freigrenze von 50 EUR.
Da es sich um eine monatliche Freigrenze handelt, ist eine Nachholung nicht ausgeschöpfter Beträge unzulässig. Das bedeutet: Der im Januar 2025 nicht ausgeschöpfte Betrag von 30 EUR (50 EUR abzüglich 20 EUR) ist nicht auf den Folgemonat übertragbar. |
Beachten Sie | Da die 50 EUR-Freigrenze nur für Sachbezüge und nicht für Barlohn gilt, kommt es entscheidend darauf an, welche Leistung der Arbeitnehmer beanspruchen kann.
MERKE | Bei Sachzuwendungen aus dem Sortiment des Arbeitgebers gilt anstelle der monatlichen Freigrenze ein jährlicher Rabattfreibetrag von 1.080 EUR (brutto). |
10. Jobtickets
§ 3 Nr. 15 EStG enthält eine Steuerbefreiung für Arbeitgeberleistungen (Zuschüsse und Sachbezüge) zu den Aufwendungen für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel im Linienverkehr der Arbeitnehmer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Beachten Sie | Diese Steuerbefreiung gilt zudem für private Fahrten im öffentlichen Personennahverkehr.
Steuerfrei sind nur Leistungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbringt. Arbeitgeberleistungen, die durch Umwandlung des ohnehin geschuldeten Arbeitslohns finanziert werden (Gehaltsumwandlungen), werden nicht von der Steuerbefreiung erfasst. Ferner werden die steuerfreien Leistungen auf die Entfernungspauschale bei der eigenen Einkommensteuer-Erklärung angerechnet.
PRAXISTIPP | Weil das Jobticket steuerfrei ist, bleibt es bei der Prüfung der monatlichen 50-EUR-Grenze außen vor. Demzufolge kann die Freigrenze für andere Sachbezüge genutzt werden. |
11. Kindergartenzuschüsse
Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen sind sowohl steuer- als auch sozialabgabenfrei.
Beachten Sie | Bei Barzuschüssen ist Voraussetzung, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die entsprechende Verwendung auch nachweist. Der Arbeitgeber hat die Nachweise im Original als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.
12. Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit
Erhalten Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit Mahlzeiten im Wert bis zu 60 EUR, können diese mit dem amtlichen Sachbezugswert (zur Höhe vgl. unter „5. Essenszuschüsse/Restaurantschecks“) angesetzt werden. Dies setzt voraus, dass dem Arbeitnehmer insbesondere wegen Nichterfüllung der Zeitgrenzen keine Verpflegungspauschalen (vgl. unter „15. Reisekostenersatz“) zustehen. Arbeitgeber können den Arbeitslohn mit 25 % pauschal besteuern, was Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung auslöst.
Der Ansatz des Sachbezugswerts entfällt, wenn dem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen zustehen. Diese sind dann allerdings zu kürzen und zwar um 20 % für ein Frühstück sowie um 40 % für ein Mittag- oder Abendessen (jeweils auf Grundlage der für 24 Stunden geltenden Verpflegungspauschale des jeweiligen Reisetags). Zahlt der Arbeitgeber trotz Kürzungspflicht indes die vollen Verpflegungsgelder, kann er den unterlassenen Kürzungsbetrag mit 25 % pauschal und sozialversicherungsfrei besteuern.
Beachten Sie | Salzgebäck oder vergleichbare Knabbereien im Flugzeug, Zug oder Schiff erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit und führen nicht zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale (BMF-Schreiben vom 19.5.2015, Az. IV C 5 – S 2353/15/10002).
13. Mitarbeiterbeteiligungen
überlassen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Beteiligungen am eigenen oder einem verbundenen Unternehmen unentgeltlich oder verbilligt, bleibt der geldwerte Vorteil bis zu 2.000 EUR im Jahr steuer- und sozialabgabenfrei (§ 3 Nr. 39 EStG).
Die Beteiligung muss mindestens allen Arbeitnehmern offenstehen, die im Zeitpunkt der Bekanntgabe des Angebots ein Jahr oder länger ununterbrochen in einem gegenwärtigen Dienstverhältnis zum Unternehmen stehen.
14. Private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte
Die Vorteile aus der privaten Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte wie Smartphones, Handys, Laptops, Tablets etc. sind steuer- und sozialabgabenfrei. Die Steuerfreiheit gilt nicht nur für die private Nutzung des Telefons am Arbeitsplatz, sondern auch, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer z. B. ein Smartphone zur ständigen Privatnutzung überlässt.
Die Verwaltung legt die in § 3 Nr. 45 EStG geregelte Steuerbefreiung wie folgt aus (vgl. R 3.45 LStR):
Die Steuerfreiheit gilt nur für die überlassung zur Nutzung durch den Arbeitgeber oder aufgrund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten. In diesen Fällen sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) steuerfrei.
Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder wegen einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.
MERKE | Die Steuerfreiheit tritt nicht ein, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Smartphone, das Laptop etc. schenkt oder verbilligt übereignet. In diesen Fällen kann der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil aber pauschal mit 25 % versteuern, wenn die übereignung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgt (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 EStG). |
15. Reisekostenersatz
Vom Arbeitgeber erstattete Reisekosten sind steuer- und beitragsfrei, solange sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigen.
Beispiel |
Ein Arbeitnehmer hat eine erste Tätigkeitsstätte bei seinem Arbeitgeber und nutzt seinen privaten Pkw für diverse Kundenbesuche (Auswärtstätigkeit). Der Arbeitgeber kann ihm die Fahrtkosten für die Kundenbesuche mit 0,30 EUR je gefahrenen Kilometer steuer- und sozialabgabenfrei ersetzen. |
Bei einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit im Inland können folgende Verpflegungspauschalen steuerfrei gezahlt werden (§ 9 Abs. 4a EStG):
PRAXISTIPP | Beim Verpflegungsmehraufwand kann der Arbeitgeber bis zu doppelt so hohe Pauschalen gewähren, wenn er die über die normalen Pauschalen hinausgehenden Beträge mit 25 % pauschal versteuert (vgl. § 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 4 EStG). |
16. Unentgeltliche Parkplatzgestellung
Gerade in Großstädten und attraktiven Innenstadtlagen können Arbeitgeber Mitarbeiter mit einer Parkplatzgestellung an sich binden.
Stellt der Arbeitgeber für das Abstellen des Fahrzeugs während der Arbeitszeit eine Parkmöglichkeit unentgeltlich zur Verfügung, dann handelt es sich um eine lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Annehmlichkeit, die im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers erbracht wird. Arbeitslohn liegt insoweit nicht vor. Das gilt auch, wenn der Arbeitgeber selbst Park- oder Einstellplätze von einem Dritten anmietet und sie seinen Arbeitnehmern unentgeltlich überlässt.
Beachten Sie | Das Finanzgericht Köln (15.3.2006, Az. 11 K 5680/04) hat entschieden, dass die Parkraumgestellung seitens des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln ist. Da diese Entscheidung der bundeseinheitlich abgestimmten Verwaltungsauffassung widerspricht, wendet die Verwaltung das Urteil über den entschiedenen Einzelfall hinaus nicht an (vgl. u. a. OFD Münster 25.6.2007, Kurzinfo ESt Nr. 017/2007).
MERKE | Ersetzt dagegen der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Parkgebühren, beispielsweise für einen vom Arbeitnehmer angemieteten Einstellplatz in der Nähe des Arbeitsplatzes, liegt steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor (FG Niedersachsen 27.10.2021, Az. 14 K 239/18). Auch eine Pauschalbesteuerung von 15 % (§ 40 Abs. 2 S. 2 EStG) kommt nicht in Betracht, da die Parkgebühren durch die Entfernungspauschale abgegolten sind und nicht gesondert als Werbungskosten angesetzt werden können.
Eine steuer- und sozialversicherungsfreie Erstattung des Arbeitgebers ist allenfalls bei Parkgebühren als Reisenebenkosten einer Auswärtstätigkeit möglich. |
17. Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit
Zuschläge, die Arbeitgeber für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit neben dem Grundlohn zahlen, sind in bestimmter Höhe steuerfrei. Die jeweiligen Grenzen sind in § 3b EStG geregelt.
Die Steuerfreiheit setzt voraus, dass die Zuschläge neben dem Grundlohn gezahlt werden. Sie dürfen nicht Teil einer einheitlichen Entlohnung für die gesamte Tätigkeit sein. Zudem ist erforderlich, dass die Zuschläge für tatsächlich geleistete Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit gezahlt werden.
MERKE | Der maximale Grund-Stundenlohn, auf den sich die Steuerfreiheit der Zuschläge bezieht, beträgt 50 EUR. Sozialversicherungsrechtlich gilt aber ein Höchstbetrag von nur 25 EUR. |
Rechtsstand: April 2025